Digitaalisia kellokortteja on ollut jo vuosikymmeniä, ja ne toimivatkin loistavasti siellä, missä leimaus sisään ja ulos tehdään ulko-ovella mennessä ja tullessa. Kun tähän yhdistetään työajan kohdistaminen eri asiakasprojekteille, saadaan talteen arvokasta tietoa projektien raportointiin ja kannattavuuden laskentaan. Ohjelmistorobotin avulla voidaan automatisoida kellokortin käyttäminen.
Asiantuntijatyön haaste
Asiantuntijatehtävissä työskentelevät suunnittelijat ja kehittäjät saattavat tehdä päivän aikana työtä useille eri projekteille. Työnajan jyvittäminen oikeille projekteille on lähtökohta toimivalle raportoinnille, ja jossain tapauksissa jopa laskutuksen lähdetieto. Jokaisen alku- ja loppuajan kirjaaminen erikseen leimapäätteellä tuottaa kyllä hyötyliikuntaa, mutta ei juuri muuta. Kaikissa digitaalisissa kellokorttijärjestelmissä on toki käyttöliittymä millä voidaan korjata ja lisätä tehtyjä leimauksia. Tällä tavalla asiantuntijat voivat kirjata työajan projektille omalta tietokoneeltaan, mutta sovelluksen käytettävyys ei ole paras mahdollinen.
Asiantuntijatyön seurantaan on olemassa helpommin käytettäviä web-sovelluksia ja mobiilisovelluksia. Asiantuntijatiimit ovat alkaneet käyttää tällaista sovellusta päivittäisen työn ja projektien kirjaamiseen, koska käyttö on joustavampaa ja nopeampaa. Tuntikirjaukset siirretään viikottain yrityksen pääjärjestelmään käsin. Tämä kestää reilun puoli tuntia jokaisen työntekijän kohdalla, koska kellokorttijärjestelmä on hidas ja vaikea käyttää. Uudessa järjestelmässä kyllä olisi rajapinta integraatiota varten, mutta kellokortissa ei.
Robotti apuun
Kahden järjestelmän käytössä on etunsa tehokkuuden kannalta, mutta tiedon hajaantuminen ja syöttäminen kahteen järjestelmään on todellinen haaste. Inhimillisiä virheitä sattuu usein juuri rutiininomaisessa toistuvassa työssä, jossa ei tarvitse ajatella. Ohjelmistorobotin avulla tietojen siirtäminen järjestelmien välillä hoituu automaattisesti ja virheettömästi. Vaikka rajapinta puuttuu, ohjelmistorobotti suoriutuu haasteesta.
Automatisointi alkaa nykyisen prosessin yksityiskohtaisella dokumentoinnilla. Tässä vaiheessa kokenut konsultti voi ehdottaa parannuksia prosessin kulkuun, jolloin ohjelmistorobotti voi toimia optimaalisesti. Uuden prosessin vaiheet dokumentoidaan myös, ja automatisoivat vaiheet kirjataan ylös. Tämän tuntikirjausprosessin kaikki vaiheet voidaan automatisoida robotin tehtäväksi. Varsinainen robotin koulutus on melko suoraviivaista hyvin tehdyn dokumentaation pohjalta, ja ohjelmistorobotti on valmis käyttöön melko nopeasti.
Miten lopulta kävi
Tuntikirjausprosessin automatisoinnilla säästetään jokaisen asiantuntijan työaikaa noin puoli tuntia joka viikko. 50 henkilön yhteenlaskettu säästö on jo 100 tuntia kuukaudessa. Jos oletetaan suunnittelijan tuntilaskutuksen olevan esimerkiksi 100€, vuodessa säästetyn työajan arvo on yli 100 000€. Kaikki säästetty aika ei muutu laskutukseksi, mutta silti automatisointi ohjelmistorobotin avulla maksaa investoinnin takaisin jo ensimmäisten kuukausien aikana.
Automatisointi otettiin ilolla vastaan työntekijöiden keskuudessa. Tuntikirjausten manuaalinen kopiointi ei ollut kenenkään mieleen. Asiantuntijoiden turhaa kuormitusta vähennettiin, ja heiltä tulikin jo muutama uusi automatisointi-idea.